Zen To Done : Un GTD à la mode Zen

Que ce soit dans le cadre du travail ou de projets personnels, il est important de se fixer des objectifs et d’avoir un plan pour avancer.

Les problèmes apparaissent lorsqu’il s’agit de se mettre à l’oeuvre pour les réaliser.

Si vous êtes comme moi, vous avez tendance à remettre au lendemain, à vous retrouver perdu devant le nombre de tâches à accomplir, à réaliser ce qui vous plaît en premier et laisser de côté certaines actions utiles, mais peu gratifiantes. Qui voudrait passer 3h sur internet à comprendre les limites du statut d’auto-entrepreneur alors que le soleil vous invite à une balade, ou que vos collègues vous proposent d’aller boire un verre?

Un des meilleurs moyen d’atteindre nos objectifs est donc d’adopter un “système” d’organisation.

Je vous propose donc de jeter un oeil sur Zen To Done, un ebook dérivé de Getting Things Done qui le simplifie et le rend plus facile à mettre en oeuvre.

Qu’est ce que le système “Getting Things Done©”?

GTD de David Allen est rapidement devenu un classique dans le domaine de la productivité personnelle. Il propose tout un système basé sur les contextes (quelles tâches puis-je réaliser lorsque je suis au bureau? devant l’ordinateur? dans ma voiture? etc) et sur le concept de “prochaine action” (faire les actions dans l’ordre, une à la fois, sans se préoccuper des suivantes). Malheureusement, ce système est relativement complexe, difficile à mettre en place, et contraignant. 

Arrive Zen To Done (ZTD)

C’est la qu’intervient Leo Babauta, le gourou de la simplification qui bloggue sur Zen Habits. Le credo de Leo, ce que tout changement passe par l’acquisition de nouvelles habitudes et routines. Il a donc modifié et simplifié GTD pour en faire un ensemble de routines à acquérir.

Fidèle à ce qu’il explique sur son site, il conseille de se concentrer sur 2 ou 3 nouvelles habitudes à la fois pendant un mois ou deux, avant de passer à la suite.

Voici donc ces 10 habitudes à prendre pour avancer :

• Collecter : Mettre un place un nombre restreint de boites de réception (boites mails, casier sur son bureau, etc…), et regrouper tous ce qui arrive dans ces boites. Il est important d’en avoir une pour toutes les choses auxquelles vous pensez dans la journée. Vous pouvez utiliser un carnet, une application sur votre téléphone/PDA (pour ma part j’utilise Things sur iPhone), une liste de To-do. L’important c’est qu’elle soit facilement accessible et de prendre l’habitude de regrouper toutes vos idées, documents entrants, mails, etc dans vos boites de réception.
• Procéder : Parcourir vos boites de réception et décider quoi faire avec chaque item: le supprimer, déléguer, le faire, le reporter à plus tard, ou le garder comme référence. Recommencer jusqu’à ce que la boite soit vide. Et recommencer le lendemain.
• Planifier : Passer un peu de temps en début de semaine pour décider des actions importantes pour cette semaine. Tous les matins décider des trois choses les plus importantes à faire pour la journée, et les faire en premier.
• Faire : C’est le coeur de ZTD (et un des points faible du système GTD). Choisir une des tâches importante de la journée, planifier une certaine durée sans distractions (mail, téléphone, internet) et agir, avancer sur la tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée ou que le temps imparti soit écoulé.
• Systématiser : Mettre en place un système simple et fiable. Quelques outils (un carnet, un calendrier, quelques classeurs, un ou deux logiciels) et quelques habitudes (un ZTD adapté à vos besoins) suffisent à rapidement devenir productif.
• Organiser : Mettre en place un environnement où tout est placé de manière logique, dans lequel il est facile de trouver ce que l’on cherche et de le remettre à sa place.
• Faire le point : Faire une revue régulièrement (une fois pour la semaine écoulée, pour le mois, pour l’année) et vérifier que l’on va dans la bonne direction. Se fixer un but pour l’année et s’y concentrer pleinement.
• Simplifier: Comme on pouvait s’y attendre, Leo nous conseille de simplifier constamment. Dans tous les domaines. Se contenter des tâches importantes de la liste, supprimer les outils qui n’apportent rien, éliminer les objectifs secondaires qui n’apportent rien. Et surtout, réduire le nombre de distractions.

Les deux dernières sont “optionnelles” car il s’agit plus de principes que d’habitudes.

• Routine : Mettre en place des routines quotidiennes et hebdomadaire. Ces routines sont la garantie du succès. C’est en allant courir 30 minutes tous les matins sans y penser qu’on progresse, pas en courant 1h par semaine. Ce principe s’applique à tous les domaines, que ce soit les habitudes de cette méthode ou la réalisation de vos objectifs.
• Trouver sa Passion : Trouver un domaine qui vous passionne, qui vous motive, et oublier le reste. Il est plus facile d’aller de l’avant et d’avancer sur ses objectifs lorsqu’ils nous tiennent vraiment à coeur.

Ces 10 habitudes découlent du bon sens, mais elles sont bien présentées et approfondies par Leo Babauta dans son ebook Zen to Done. Bien que ses conseils soient concret et qu’il présente en exemple une journée type d’un “Zen to Doner”, je lui reproche un peu de rester un peu trop théorique, certains points méritants d’être approfondis. Cela reste cependant un ebook bien construit logique, qui peut changer votre vie si votre mode de fonctionnement est en accord avec ce qui y est écrit.

Conclusion

Que l’on ait comme projet de quitter son emploi, de devenir financièrement indépendant ou tout simplement d’être plus productif, il est important de s’organiser pour réussir. Le ZTD est un système orienté sur la simplicité et quelques habitudes à prendre. Cela reste tout de même une méthode mise en place par quelqu’un. Leo Babauta n’a pas forcément les mêmes buts et intérêts que vous. C’est pour cela qu’il ne faut pas forcément appliquer à la lettre ce qui se trouve dans son ebook. Il est important d’expérimenter et de voir ce qui fonctionne pour vous et ce qui ne fonctionne pas.

Avantages :

• Pas besoin de connaitre GTD
• Peut être adopté petit à petit
• Souple
• Nombreuses ressources sur la productivité personnelle
• Un système allégé aisé à adopter

Inconvénients :

• Un peu trop théorique
• Pas d’exemple détaillé d’outils
• Le système complet, plus simple que GTD, reste difficile à mettre en oeuvre

Pour ma part, j’ai mis en place le système minimaliste présenté dans le livre (cad les 4 premières habitudes), et même si je ne m’y tiens pas à 100%, je vois cela comme un grand pas en avant. Le fait de consigner par écrit ce qui nous passe par la tête permet de ne plus y penser, et de vraiment se concentrer sur sa tâche courante, l’esprit libre. De plus, la petite routine matinale (dans mon cas) de passer en revue les items de sa liste, de les éliminer ou de les planifier, permet d’avoir une liste de choses à faire qui diminue rapidement. Cela donne un bon coup de pouce au moral pour bien démarrer la journée.

Un prochain article est prévu, dans lequel je vous ferai part de mon expérience personnelle avec ce système plus en détails

Crédit photo : Pieter Musterd

Avez vous une expérience à relater avec GTD, ZTD ou même dans le domaine de la productivité personnelle ?

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